Quel matériel est-ce que j’utilise pour la transcription audio / vidéo ?

Un client m’a demandé récemment quel matériel j’utilise pour effectuer les travaux de transcription audio. Pour cette activité très technique, la question est d’importance ! Voici donc l’occasion de faire le point sur l’équipement utile à la fonction de transcripteur(trice), qu’il s’agisse du poste de travail ou des logiciels utilisés. Mon cas ne recouvre pas toutes les situations (par exemple, je n’ai pas de matériel de prise de son), mais je dispose d’un équipement déjà très complet.

L’abus des mots est aussi ordinaire que l’abus des choses.

Hypolite de Livry, Pensées, réflexions, impatientes, maximes, sentences,1808

Un poste de travail confortable et fonctionnel

Parlons avant tout du poste de travail : il est crucial qu’il soit adapté à la fonction, c’est-à-dire qu’il permette sans douleur, ni fatigue excessive, d’écouter pendant de longues heures des enregistrements audio et de dactylographier des kilomètres de pages de texte ! La transcription est une activité qui demande une triple (et très intensive) concentration : auditive, visuelle, intellectuelle – sans compter la concentration « gestuelle » liée à la frappe sur le clavier. Son exercice impose de tenir la même position et de répéter les mêmes gestes pendant des heures.

De fait, le principal risque professionnel pour les transcripteurs, ce sont les troubles musculo-squelettiques (TMS). Oui, je parle bien de ces douleurs et de ces gênes de l’appareil locomoteur (dos, nuque, membres, mains…) dues aux positions et gestes de travail répétés, qui peuvent rapidement polluer le quotidien et même finir par nous handicaper. Le confort et l’ergonomie du poste de travail sont donc essentiels !

Pour tenter de prévenir ces risques, voici les aménagements et investissements que j’ai privilégiés :

• Un bon casque audio, pour une qualité d’écoute optimale (parce qu’il offre un son de qualité mais aussi parce qu’il isole des bruits de l’extérieur) ainsi que pour le confort de port. Rien de pire en effet que d’avoir les oreilles martyrisées par du mauvais plastique, ou de devoir remonter sans cesse un casque qui glisse ! J’ai donc investi dans un casque de joueur de jeux vidéo, assez confortable et efficace ;

• Un clavier et une souris sans fil et surtout ergonomiques, pour faciliter la frappe rapide sur le clavier et réduire les risques d’inflammation du poignet ou de syndrome du canal carpien. Un vrai investissement, car cela coûte trois à quatre fois plus cher qu’un équipement basique d’entrée de gamme. Mais je ne le regrette pas ! Il faut cependant prévoir un temps d’adaptation à leur usage ;

• Un écran 23 pouces (un 21 pouces irait très bien aussi !) pour un vrai confort de vision, et surtout réglable en hauteur et en inclinaison pour éviter de tirer sur les cervicales à cause d’une mauvaise position ;

• Une chaise de bureau complétée par un petit coussin ergonomique pour bien me tenir droite. Malgré cela, je garde une fâcheuse tendance à adopter de mauvaises positions et dois me surveiller pour les rectifier régulièrement ! Je n’ai peut-être pas encore trouvé l’assise adéquate… peut-être qu’il faudrait que j’essaie la balle d’assise (appelée aussi FitBall ou Gym Ball) ? On dit que cela ne convient pas à un usage pendant de longues journées, mais en alternance avec la chaise de bureau, cela pourrait contribuer à muscler mon dos et améliorer ma posture. À voir…

• Un support pour les pieds, pour garder les pieds bien à plat au sol (j’ai mis un simple carton assez résistant, pas trop haut, mais ça peut être un marche-pied ou un caisson en bois ou tout autre support faisant l’affaire). En effet, comme on doit en général rehausser la chaise pour avoir les bras et les poignets à la bonne hauteur par rapport au clavier, il est fréquent que les pieds ne touchent plus suffisamment le sol. C’est très important alors d’offrir aux pieds un support pour éviter de se tenir sur la pointe des pieds ou de les contorsionner sous la chaise et de tordre ainsi la colonne vertébrale

• Et enfin, un environnement aussi calme que possible. On ne le dira jamais assez, la concentration nécessite qu’on lui accorde un vrai espace de tranquillité !

Comme fatalement, on a tendance à reprendre sans s’en rendre compte les mauvaises habitudes et les mauvaises positions, je m’efforce de vérifier et d’ajuster régulièrement ma position de travail. Je fais aussi régulièrement des pauses : je me lève pour faire quelques pas, je respire profondément pour m’oxygéner et fais quelques étirements et assouplissements (surtout du dos, de la nuque, des bras, des poignets et des doigts). Rien de compliqué, quelques mouvements simples.

Des logiciels professionnels

S’équiper en logiciels professionnels permet :

• de pouvoir recevoir et exploiter les différents types de fichiers audio/vidéo fournis par les clients,
• ou de pouvoir convertir ceux-ci dans des formats exploitables,
• de faciliter l’écoute des enregistrements ainsi que l’opération de transcription manuelle,
• de garantir aux clients une qualité de rendu optimum, au travers de textes dûment relus et corrigés et adaptés à leurs exigences.

→ L’importance de la technique dans le métier de transcripteur(trice) ou d’audiotypiste

Voici l’équipement numérique que j’ai choisi :

• Pour l’assistance à la transcription : le logiciel Express Scribe, édité par l’australien NCH Software. Contrairement à ce qu’on peut imaginer, il ne réalise absolument aucune transcription automatique ! Il permet de gérer l’écoute du fichier audio pendant la transcription manuelle (frappe manuelle au clavier) de façon à faciliter cette dernière : avance ou retour rapides de la bande audio, arrêt/pause, accélération ou ralentissement de la vitesse de lecture, pose de repères sur l’enregistrement, etc. Cette gestion se fait via des raccourcis clavier (que j’utilise pour ma part) ou via l’utilisation d’un pédalier (si on souhaite s’en équiper pour libérer au maximum ses doigts pour la frappe du texte). On peut saisir le texte transcrit dans l’éditeur proposé par Express Scribe, ou préferer avoir recours à un traitement de texte plus classique (ex : Word). En ce cas, Express Scribe fonctionne en parallèle du traitement de texte. Le logiciel offre aussi d’automatiser le chargement des fichiers audio et l’envoi des textes dactylographiés.

J’ai choisi d’acheter la version professionnelle pour disposer d’un service complet, mais la version gratuite d’Express Scribe offre déjà un grand nombre de fonctionnalités.

→ En savoir plus sur Express Scribe

→ Voir aussi l’article « Transcription manuelle ou automatique ?”

• Pour l’adaptation des fichiers audio et vidéo : le logiciel Switch, édité lui aussi par NCH Software : il s’agit d’un convertisseur de fichiers audio multi-formats. Il est très complet et facile à utiliser. Il permet de convertir ou de compresser des fichiers audio, mais aussi d’extraire l’audio de fichiers vidéo. Pratique pour s’adapter à toutes les situations de transcription ! Bon à savoir : le logiciel gratuit Format Factory de l’éditeur Free Time peut aussi être une solution, bien qu’il prenne en charge moins de formats.

→ En savoir plus sur Switch

→ En savoir plus sur Format Factory

• Pour le traitement de texte : le logiciel Word (on ne le présente plus!) de Microsoft ou bien les logiciels libres OpenOffice d’Apache et LibreOffice de The Document Foundation, selon les demandes et habitudes de mes clients. Ils permettent d’effectuer la saisie du texte dactylographié, mais aussi de le mettre en forme et de mettre en page le document final.

→ Lien vers le site en français de Microsoft

→ Pour télécharger OpenOffice

→ Pour télécharger LibreOffice

• Pour la correction des textes : le logiciel Prolexis de l’éditeur Diagonal, spécialiste des outils linguistiques. Dédié aux professionnels et reconnu dans le monde de la presse et de l’édition, ce logiciel mobilise l’intelligence artificielle pour analyser avec une grande rapidité l’orthographe, la grammaire, le contexte, la typographie… Il est assez coûteux, mais il est beaucoup plus performant que la plupart des correcteurs automatiques (gratuits ou payants). Il fournit une assistance très utile et permet de gagner du temps. Cependant, comme tous les correcteurs automatiques, il a besoin du concours humain pour être utilisé à bon escient : il faut contrôler chacune de ses analyses et propositions, pour choisir les plus adaptées. Ainsi, il ne remplace pas le nécessaire travail de relecture du texte avec un œil averti ! C’est un moyen d’apporter un « contrôle qualité » supplémentaire.

→ En savoir plus sur Prolexis

Plus de détails sur mes outils de correctrice dans un article à venir…

• Pour l’échange et le partage de fichiers avec mes clients : une Dropbox (de la société du même nom). Il s’agit d’un service de stockage et de partage en ligne de fichiers locaux. Autrement dit, on peut créer un dossier partagé avec un client (l’accès lui étant alors réservé), auquel on peut accéder directement via le bureau de notre ordinateur, sans avoir besoin d’aller sur un site ou une plateforme. Chacune des personnes autorisés peut y mettre les contenus (audio, vidéo, texte…) qu’elle veut transmettre ou mettre en commun. Ainsi, pas besoin d’avoir recours à un service de transfert de fichiers, notamment pour des fichiers volumineux, et on n’est pas contraint par des délais de téléchargement à respecter. Il existe une version gratuite et une version payante qui offre notamment plus d’espace de stockage.

→ En savoir plus sur Dropbox

• Pour la sécurisation des fichiers et données transmis : le logiciel Encrypto (de l’éditeur MacPaw). Il permet de protéger les fichiers envoyés par mail ou stockés via la Dropbox, à l’aide d’un chiffrement AES-256 bits des documents, qui ne peuvent plus être lus par d’éventuels logiciels espions. Il faut connaître la clé de cryptage (mot de passe) pour pouvoir ouvrir et lire les fichiers. Or, cette clé n’est connue que par les personnes autorisées par le client. Indispensable en cas de contenus confidentiels ! En plus, ce logiciel est vraiment très simple d’utilisation.

→ En savoir plus sur Encrypto

Dans son ensemble, cet équipement me permet pour l’instant de répondre aux exigences des différentes situations de transcription que je rencontre. Il pourra évoluer si celles-ci font apparaître de nouveaux besoins.

→ Ce qu’il faut savoir sur la transcription et le compte-rendu de fichiers audio/vidéo

→ Les différentes formules de transcription et compte-rendu que je propose